Тайм-драйв: Как успевать жить и работать

Ключевые тезисы

Эффективность начинается с качественного отдыха и восстановления энергии.
Сложные задачи нужно дробить на простые этапы и мотивировать себя наградами.
Планирование должно быть гибким, с обязательным резервом времени.
Умение говорить «нет» и расставлять приоритеты — основа управления задачами.
Контроль «поглотителей времени» и осмысленная работа с информацией экономят ресурсы.

Отдых и восстановление

Ритмичный отдых
Отдых должен быть запланирован, а не стихийным. Оптимальный режим: 5 минут отдыха каждый час или 10 минут каждые 1,5 часа. В это время нужно максимально переключиться (выйти на воздух, сделать зарядку, побыть в одиночестве).

Качество сна

Ложитесь и вставайте в одно и то же время.
Проветривайте комнату перед сном и не ешьте за несколько часов до него.
За час до сна — чтение, прогулка, спокойная музыка.
Длительность сна должна быть кратна длительности вашего цикла сна (примерно 1,5–2 часа). Тестируйте, чтобы найти свою оптимальную продолжительность.

Правильное пробуждение
Используйте «постепенное» пробуждение: за 30 минут до подъема — спокойная музыка, за 15 — бодрая, в нужное время — самая энергичная.

Дневной сон
20–30 минут сна после обеда помогают преодолеть естественный спад работоспособности.

Мотивация и борьба с прокрастинацией

«Съесть лягушку»

«Лягушки» — мелкие неприятные дела, которые имеют свойство накапливаться. Правило: «съедать» по одной такой задаче с утра каждый день.

«Разрезать слона»

«Слоны» — крупные, долгосрочные задачи (ремонт, изучение языка). Их нужно разрезать на маленькие, измеримые «бифштексы» и выполнять по одному ежедневно.

Как начать сложное дело

Вычлените из задачи простые и приятные кусочки, начните с них.
Разбейте работу на этапы и назначьте себе небольшую награду за каждый.

Система мотивации

Ведите таблицу для учета «лягушек» и «бифштексов», отмечая выполнение галочками.
Введите систему личных наград и наказаний (например, за выполнение плана на месяц — определенная сумма на шопинг).
Фиксируйте достижения публично — это усиливает мотивацию.

Организация рабочего дня

Единый план
Все задачи (со стикеров, из головы) должны быть собраны в одном месте — в ежедневнике. План — не закон, его можно и нужно корректировать.

Три типа задач

«Жесткие»: привязаны к конкретному времени (встреча в 12:00).
«Гибкие»: есть срок, но нет конкретного времени (купить книгу сегодня).
«Бюджетируемые»: крупные приоритетные задачи, требующие выделенного временного блока (2 часа на подготовку презентации).

Как планировать день

Внесите жесткие задачи.
Запишите полный список гибких задач и выделите красным 2-3 самые важные.
Выделите время для бюджетируемых задач.
Жестко планируйте не более 60% дня, 40% оставляйте как резерв на непредвиденное.

Важные принципы

К любой оценке времени прибавляйте минимум 20%.
При планировании жестких задач закладывайте резерв на дорогу, подготовку и организационные нестыковки.
Приходить вовремя = приходить на 5–10 минут раньше.

Методы планирования

Метод «Кайрос» (гибкое планирование)
Подходит, если много задач, привязанных к контексту («когда буду в банке...», «если позвонит клиент...»). Контексты: места, люди, обстоятельства. В ежедневнике создаются разделы по контекстам, куда заносятся соответствующие задачи.

Техника «День-Неделя-Год»
Подходит, если преобладают жесткие задачи. Используются три раздела:

День: задачи на сегодня.
Неделя: среднесрочные задачи на ближайшую неделю-месяц.
Год: долгосрочные цели, ключевые мероприятия, памятные даты.
Регулярно (вечером, раз в неделю) задачи «дозревают» и переносятся из верхнего раздела в нижний.

Планирование сложных задач
Для задач со сложной структурой и несколькими исполнителями используйте двухмерный график: левая колонка — подзадачи и конкретные дела, вторая колонка — ответственные, далее — сроки.

Расстановка приоритетов

Умение говорить «НЕТ»
Отказывайтесь от дел, не соответствующих вашим целям. Способы отказа:

Обман (крайняя мера).
Аргументация («не могу, потому что...»).
Сделать просьбу непривлекательной.
Предложить третий вариант.
Твердое, но вежливое «нет».

Делегирование и оптимизация

Фиксируйте все несвойственные задачи и показывайте руководителю, какой ущерб они наносят бизнесу.
Думайте о покупке внешних услуг (курьер, уборщица), если это экономит ваше дорогое рабочее время.

Критерии приоритетности
Создайте свои критерии (срочность, вклад в результат, наличие ресурсов) и оценивайте все задачи по ним по балльной шкале. Приоритеты должны соответствовать вашим жизненным целям (семья, безопасность и т.д.).

Работа с информацией

Принципы чтения

Покупайте книг в 5 раз больше, чем можете прочитать (для свободы выбора).
Читайте под конкретную задачу.
Обеспечьте возможность возврата к информации (закладки, сканы).
Внедряйте прочитанное в практику сразу.
Начинайте с самых нужных глав.

«Место хаоса»
Выделите место (папку, ящик) для всей входящей информации. Периодически разбирайте его, сортируя по нужным критериям или выбрасывая ненужное.

Контроль поглотителей времени

Фиксация времени
В течение месяца фиксируйте все свои занятия с точностью до 5–10 минут каждые полчаса. Это покажет, на что реально уходит время (обычно ~50% занимают «поглотители»).

Борьба с поглотителями

Фиксация вызывает «спортивный интерес» сократить бесполезные траты времени.
В неизбежные поглотители (дорога) внедряйте полезные дела: аудиокниги, изучение языка, обдумывание задач.

Эффективные совещания
Чтобы совещание не стало поглотителем, руководитель должен заранее:

Определить формат.
Пригласить только необходимых участников.
Составить список вопросов.
Обозначить длительность и назначить ответственного за время.
Разослать материалы для ознакомления заранее.