Бизнес-процессы для аналитиков
Ключевые тезисы
- Бизнес-процесс (БП) — это последовательность действий (людей/систем) для достижения результата, создающего ценность для клиента или компании.
- Описание БП необходимо для анализа работы компании, выявления слабых мест, точек роста и оптимизации.
- Основные способы описания: текстовый, табличный и графический (диаграммы). Графический (например, BPMN) наиболее нагляден и распространён на проектах.
- Существуют три категории БП: основные (создают ценность), вспомогательные (поддерживают работу) и управляющие (контроль и координация).
Что такое бизнес-процесс?
Бизнес-процесс — это описание последовательности действий, выполняемых людьми и/или системами для достижения результата (деньги, договор, доставка) для клиента или компании.
Примеры:
- Простой БП: оформление онлайн-заказа.
- Сложный БП: заключение производственного контракта с множеством подрядчиков.
Чем лучше описан и отлажен БП, тем предсказуемее и эффективнее работает компания.
Пользовательская ценность — это воспринимаемая выгода или удовлетворение, которое пользователь получает от продукта/услуги (включая функциональность, эмоциональные и социальные результаты).
Особенности бизнес-процесса:
- Начинается с чёткого внешнего события.
- Заканчивается материальным или нематериальным результатом.
- Включает все действия для достижения цели (целей может быть несколько).
- Может выходить за границы отделов и организаций.
- Участвуют люди и/или системы.
Зачем аналитику описывать бизнес-процессы?
Цели бизнес-аналитики процессов:
- Оценка работы компании: выявление слабых мест и точек роста.
- Покрытие регулярных задач: учёт взаимодействия с клиентами, между отделами, финансовых операций и т.д.
- Понимание предметной области: помогает аналитику разобраться в новой или сложной области (например, налоговая отчётность).
- Поиск новых возможностей: обнаружение перспективных направлений для роста и устранения неэффективных "крюков" в процессах.
- Улучшение управления продуктами: оценка прибыльности.
- Рост производительности: построение прогнозов для планирования.
- Оптимизация маркетинга и IT-архитектуры: анализ эффективности автоматизации.
- Улучшение оргструктуры: выявление слабых мест в компетенциях сотрудников.
- Проектирование решений: описание текущего состояния (As-Is) для проектирования будущего (To-Be).
Категории бизнес-процессов
- Основные: напрямую создают ценность для клиента и приносят прибыль.
- Пример для пекарни: выпечка и продажа хлеба.
- Вспомогательные: не приносят прибыль, но обеспечивают работу основных процессов.
- Пример для пекарни: закупка ингредиентов, обслуживание оборудования, уборка.
- Управляющие: обеспечивают контроль, координацию, постановку целей.
- Пример для пекарни: решение о расширении ассортимента.
Способы и алгоритм описания БП
Способы описания (плюсы и минусы):
- Текстовый: прост в создании, но сложен для обработки и анализа, нет целостности восприятия.
- Табличный: имеет структуру, удобен для обработки, но некомпактен, сложно показать ветвления.
- Графический (диаграммы): нагляден, удобен для отображения ветвлений, но требует знания нотаций и времени на подготовку.
Алгоритм описания бизнес-процесса:
- Определить цель и потребителя: Зачем нужен процесс? Кто получает выгоду?
- Задать границы: С чего начинается и чем заканчивается? Кто участвует?
- Описать основные этапы: Кто, что и когда делает (положительный сценарий / happy path).
- Добавить альтернативные пути: Ответить на вопрос "А что, если...?" (ошибка, отмена, отсутствие данных и т.д.).
Пример применения алгоритма (кадровое агентство):
- Цель: обеспечить эффективную обработку заявки от работодателя и подбор релевантных кандидатов.
- Потребитель: работодатель.
- Границы: Начало — поступление заявки. Завершение (happy path) — отправка работодателю списка кандидатов.
- Основные этапы: регистрация заявки → выделение требований → поиск в базе → первичный отбор → формирование списка → отправка работодателю.
- Альтернативные пути: нет подходящих кандидатов; работодатель отменил заявку (требуется статусная модель в системе).
Нотации для описания БП
Event-Driven Process Chain (EPC):
- Уровень: организационный.
- Элементы: события (шестиугольник), функции (прямоугольник), логические операторы.
- Плюсы: прост и интуитивен, хорошая связь с организационной структурой.
- Минусы: редко используется, неоднозначна, неисполняема, диаграммы могут быть перегружены.
UML (Activity Diagram):
- Уровень: логика выполнения операций, алгоритмы.
- Элементы: действия, узлы (начальный/конечный, решения), дорожки (роли), объектные узлы (данные).
- Плюсы: гибкость (подходит и для БП, и для проектирования ПО), мощные возможности для параллелизма, часть экосистемы UML.
- Минусы: менее ориентирована на бизнес, может быть перегружена техническими деталями, менее стандартизирована для бизнес-концепций.
BPMN (Business Process Model and Notation):
- Уровень: стандарт для моделирования БП, понятный как бизнесу, так и техспециалистам.
- Применение: документирование (As-Is/To-Be), обеспечение единого понимания, прямое исполнение в BPM-системах.
- Основные элементы:
- События (круги): начало, промежуточные, окончание.
- Действия (прямоугольники): задачи (пользовательские, сервисные, ручные).
- Шлюзы (ромбы): точки принятия решений (эксклюзивный, параллельный, сложный, событийный).
- Потоки: управления (сплошная линия), сообщений (пунктир), ассоциации (к данным/документам).
- Плюсы: стандарт, однозначность, мощность, исполняемость.
- Минусы: сложность для новичков, риск переусложнения диаграмм.
Практические советы и частые ошибки в BPMN
- Детализация: обычно начинают с happy path, затем добавляют альтернативные сценарии и шлюзы. Глубокую детализацию (базы данных, документы) добавляют по необходимости.
- Внешние участники: клиента или внешнюю систему часто обозначают "чёрным ящиком" (чёрный прямоугольник-пул), а не рисуют его внутренние процессы.
- Баланс шлюзов: открывающий шлюз должен закрываться соответствующим шлюзом в конце ветвления.
- Использование артефактов: для обращения к данным используется ассоциация с элементом "база данных", а для работы с бумажными/электронными документами — элемент "документ".
Инструмент: для построения диаграмм BPMN можно использовать, например, онлайн-инструмент BPMN Storm.